Contoh Surat Dinas yang Baik dan Benar, Ketahui Cara Buat dan Fungsinya

Liputan6.com, Jakarta Surat merupakan media komunikasi tulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak ke pihak lain. Fungsi serupa juga ada pada surat dinas yang dibuat secara resmi. Sebenarnya membuat surat dinas tidaklah begitu sulit, tapi tidak boleh sembarangan. Melihat contoh surat dinas bisa menjadi pengetahuan membedakan surat dinas yang baik dan benar. 

Menurut buku Mahir Membuat Surat Dinas dalam Sekejap karya Indri Saraswati, 2015 halaman 10, Surat dinas memiliki susunan yang tak boleh diubah-ubah peletakannya. Mulai dari kepala surat, tanggal dan nomor, hingga lampiran. Hingga ada bagian untuk mencantumkan isi surat dinas.

Dengan membuat surat dinas yang baik dan benar akan menunjang terselenggaranya tugas pokok dan fungsi organisasi. Tata surat dinas yang benar bahkan bisa membuat efektifitas dan efisiensi dalam instansi. Pelaksanaan yang tidak tepat dan cermat juga malah bakal menghabiskan waktu dan tenaga. 

Contoh surat dinas yang baku tersebut harus selalu digunakan secara tepat agar tidak terjadi salah paham, miss komunikasi oleh pihak terkait. Mengetahui cara membuat surat dinas hingga fungsinya juga harus diketahui agar tujuan surat dinas tidak keliru.

Sebelum melihat contoh surat dinas, cara membuat surat dinas juga harus mengetahui bagian-bagiannya berikut ini. 

1. Kop Surat

Kop surat berisi antara lain:

Nama Instansi

Logo Instansi

Alamat lengkap Instansi 

Nomor Telepon 

2. Nomor Surat

Pada bagian penomoran surat ini sudah menjadi bagian dari pencatatan induk instansi. Mulai dari nomor surat dinas, kode divisi, kode nama perusahaan hingga tahun. Contoh: Nomor: 030/M2/LMJ/X1/25

3. Tempat dan Tanggal Surat

Penanggalan dalam surat memiliki fungsi informasi waktu penulisan surat. Selain itu sebagai pengendalian surat, dan petunjuk petugas administrasi.

Tempat dan tanggal surat dinas biasanya ditulis pojok kanan atas sejajar nomor surat.

4. Lampiran

Kata lampiran ini merujuk pada tambahan lain selain surat dinas, seperti contohnya sutat ijazah, salinan surat berharga, hingga kuitansi. Biasanya di dalam isi surat tertulis "Untuk melengkapi lamaran ini, saya lampirkan fotokopi ijazah dan surat-surat penting lainnya." 

5.  Hal atau Perihal

Kolom ini berisi soal atau perkara yang dibahas dalam surat.  Ciri khasnya ialah perihal harus ditulis dengan kombinasi hurf kapidal dan huruf kecil. Hal ini menjadi pembeda untuk surat yang menggunakan huruf kapital semua di judulnya.

6. Alamat Tujuan Surat

Alamat tujuan ini berisi nama lokasi, jalan, nomor bangunan, hingga  kodepos. 

7.  Isi Surat

Isi Surat merupakan bagian penting dalam surat dinas. Di dalamnya berisi semua gagasan maksud dan tujuan. Isi surat dinas terbagi menjadi alinea pembuka, isi dan alinea penutup. 

8. Salam Penutup

Berfungsi menutup (mengakhiri) seluruh pembicaraan. Kata-kata yang biasa digunakan adalah Hormat saya,.

9. Pengirim Surat

Kolom ini berisi identitas subjek surat berupa: nama lengkap, tanda tangan, dan data kenal diri kedinasan (jabatan, nomor induk, nomor registrasi prajurit), dan cap (stempel) dinas (instansi).

10.  Tembusan Surat

Disini ada informasi tentang instansi yang ikut menerima surat sama seperti surat yang diterima objek surat.

Contoh surat Dinas yang Baik dan Benar

Berikut contoh surat dinas yang bisa jadi inspriasi format panduannya berasal dari buku  Mahir Membuat Surat Dinas dalam Sekejap karya Indri Saraswati yang telah disesuaikan isinya.

PEMERINTAH KABUPATEN BANDAWASA

DINAS PENDIDIKAN

Jl. Raya Soreang No. 12, Bandawasa 409002

Telp. (022) 5891234 – Email: [email protected]

SURAT DINAS

Nomor: 420/1257/Disdik/X/2025

Lampiran: 1 (satu) berkas

Hal: Pemberitahuan Kegiatan Pelatihan Guru

Bandung, 22 Oktober 2025

Kepada Yth.

Kepala Sekolah SMP Negeri 3 Soreang

Jl. Pahlawan No. 8, Soreang – Bandawasa

Pembuka

Dengan hormat,

Dalam rangka meningkatkan kompetensi tenaga pendidik di lingkungan Dinas Pendidikan Kabupaten Bandawasa, kami bermaksud menyampaikan pemberitahuan mengenai kegiatan pelatihan yang akan dilaksanakan pada waktu mendatang.

Isi Surat

Adapun kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: Senin–Rabu, 3–5 November 2025

Waktu: Pukul 08.00 – 15.00 WIB

Tempat: Aula Dinas Pendidikan Kabupaten Bandawasa

Peserta: Perwakilan guru mata pelajaran dari setiap SMP Negeri di wilayah Soreang

Kami mohon agar Bapak/Ibu Kepala Sekolah dapat menugaskan dua orang guru untuk mengikuti kegiatan tersebut. Daftar nama peserta dikirimkan paling lambat tanggal 29 Oktober 2025 ke alamat email: [email protected]

.

Penutup

Demikian surat dinas ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten Bandawasa

(Tanda tangan)

Drs. H. Asep Supriatna, M.Pd.

NIP. 19680915 199403 1 002

Tembusan:

Sekretaris Dinas Pendidikan Kabupaten Bandawasa

Kepala Bidang Pembinaan Guru dan Tenaga Kependidikan

Arsip Menulis Surat Dinas

Fungsi dan Jenis-Jenis  Surat Dinas 

Setelah mengetahui contoh surat dinas yang baik dan benar, berikut fungsi surat dinas yang juga harus diketahui. Secara umum surat dinas berfungsi sebagai alat komunikasi bersifat resmi dan formal. Fungsi utamanya berikut ini:

1. Sebagai wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicara. Surat dinas merupakan gambaran mentalitas pengirimnya.

2. Untuk alat pengingat, karena surat dinas dapat diarsipkan dan direview kembali.

3. Sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan hingga surat instruksi.

4. Alat bukti tertulis hitam di atas putih yang penting, seperti surat-surat perjanjian.

5. Alat bukti tentang apa yang dikomunikasikan dan sebagai bukti arsip.

Contoh surat dinas di atas bisa jadi pedoman untuk membuat model surat dinas lainnya. Jenis-jenis surat telah mengalami perkembangan yang pesat. Contohnya saja surat permohonan bantuan, surat peringatan, surat ucapan terima kasih, surat pemberian bantuan, surat pemberian izin,surat permohonan izin, surat panggilan, surat laporan, surat berita acara, surat penunjukan, surat janji temu, surat tempahan, hingga surat ucapan.

1. Surat Undangan Dinas

Surat undangan dinas berisi permintaan kepada suatu instansi atau perorangan agar menghadiri sebuah pertemuan. Keterangan hari, tanggal, dan tempatnya telah tertulis dalam surat undangan dinas tersebut.

2. Surat Kuasa

Surat kuasa ini fungsinya ada ketika orang yang berkepentingan tidak bisa datang atau berhadapan langsung dengan pihak lain. Pihak tersebut, kemudian membuatkan surat kuasa sebagai ganti dalam pengalihan kekuasaan dari seseorang kepada orang lain.

3. Surat Pengantar

Surat pengantar adalah surat dinas yang fungsinya untuk mengantarkan orang atau barang dari pihak tertentu kepada pihak lainnya. 

4. Surat Perintah

Surat perintah berisikan tugas dan perintah dari atasan terhadap bawahannya untuk melaksanakan sesuatu.

5. Surat Edaran

Surat edaran merupakan surat dinas yang diedarkan agar berita dinas atau pesan yang diedarkan diketahui oleh anggota atau orang-orang tertentu.

6. Surat Tugas

Surat tugas adalah surat dinas yang berisi penugasan dari atasan yang harus dilakukan oleh staf atau bawahannya. Surat ini berisikan petunjuk yang harus dilakukan seseorang atau kelompok dalam bentuk satuan organisasi atau satuan kerja.

7. Surat Pengumuman

Surat pengumuman adalah surat dinas yang berisi pemberitahuan suatu hal yang ditujukan kepada para karyawan atau masyarakat umum. 

8. Surat Nota Dinas

Surat nota dinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan yang digunakan antara pejabat atau unit organisasi di lingkungan intern dinas yang bersifat meminta penjelasan atau keputusan.

9. Surat Memorandum

Memorandum adalah salah satu alat komunikasi di lingkungan dinas yang sifat penyampaiannya tidak resmi (lugas).

QNA Seputar Surat Dinas

Apa yang dimaksud dengan surat dinas?

Surat dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh instansi atau lembaga, baik pemerintah maupun swasta, untuk keperluan komunikasi tertulis terkait kegiatan kedinasan. Surat ini memiliki format baku, menggunakan bahasa resmi dan baku, serta berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis yang sah, bukti resmi, dan dapat menjadi referensi historis.

Surat dinas berisi tentang?

Isi surat dinas adalah bagian utama yang menjelaskan maksud dan tujuan surat, yang bisa berupa pemberitahuan, perintah, penugasan, rekomendasi, undangan, atau laporan, disampaikan secara singkat, jelas, dan formal menggunakan bahasa resmi.

Apa struktur surat resmi?

Awali dengan Format yang Tepat: Surat formal memiliki tata letak khusus yang mencakup alamat pengirim, tanggal, alamat penerima, salam pembuka, isi, penutup, dan tanda tangan . Ratakan teks Anda ke kiri dan gunakan font profesional seperti Times New Roman atau Arial.

Apa ciri utama dari surat resmi?

Ciri utama surat resmi adalah menggunakan bahasa baku dan formal, memiliki struktur yang jelas dan sistematis (seperti kop surat, nomor, tanggal, lampiran, perihal, dan alamat tujuan), serta disertai cap atau stempel jika dikeluarkan oleh instansi atau organisasi resmi.