Cara Buat Surat Penawaran Barang ke Perusahaan yang Benar, Perhatikan Contohnya

Liputan6.com, Jakarta Surat penawaran barang dalam dunia bisnis memiliki peran penting. Ini merupakan jembatan awal antara penjual dan pembeli. Melalui surat ini perusahaan dapat menawarkan produk atau jasa secara resmi dan professional. Dalam surat penawaran ini penjual bakal menerangkan secara detail barang, harga, hingga kualitas dan syarat transaksi yang jelas. 

Menurut buku Produk Kreatif dan Kewirausahaan SMA/SMK Kelas XII karya Dwi Ermavianti Wahyu dan Arif Suharsono, 2021 halaman 101, dijelaskan surat penawaran adalah surat yang dibuat oleh penjual dan dikirimkan kepada calon pembeli. 

Penawaran bisa muncul berkat adanya permintaan dari pembeli. Namun bisa juga dari penjual yang berinisiasi menawarkan barang atau jasanya yang menjadikan jenis surat dan isi surat penawaran barang tersebut. 

Berdasarkan buku yang sama, surat penawaran sering disebut sebagai surat jual. Cara buat surat penawaran barang harus disusun dengan menarik dan profesional agar pembeli menyampaikan minatnya atas tawaran tersebut. 

Struktur dan Bagian Surat Penawaran Barang ke Perusahaan

Menurut buku Terampil Berekspresi karya J.S. Kamdhi (halaman 16), surat penawaran merupakan surat yang dibuat oleh produsen dan ditujukan ke konsumen. Konsumen ini salah satunya dari perusahaan untuk menawarkan produk atau jasa. Dasar penulisan surat ini biasanya berasal dari surat permintaan, iklan, hingga relasi bisnis yang sudah terjalin.

Oleh karena itu, perlu mengetahui struktur tubuh dan isi surat penawaran barang. Seperti surat resmi pada umumnya surat penawaran diawali dengan bagian Kop Surat, Alamat Perusahaan, Tanggal, Tujuan Surat, Isi, dan Tandatangan, Dijelaskan dalam buku yang sama berikut tiga bagian surat penawaran:

1. Bagian Pertama

Berisi jenis barang, mereka, mutu, jumlah, hingga harganya serta keterangan teknis lain. Contohnya jika dibuat berdasarkan permintaan pembeli, maka dicantumkan nomor dan tanggal surat permintaannya. 

Contoh: “Menindaklanjuti surat permintaan Bapak/Ibu Nomor sekian, tanggal sekian, perihal kebutuhan peralatan gudang, bersama ini kami sampaikan penawaran barang sesuai produk yang anda butuhkan.”

2. Bagian Kedua

Berisi syarat penawaran, seperti cara pembayaran, packing, pengiriman, hingga potongan harga.

Contoh: “Pembayaran dapat dilakukan melalui transfer bank dalam kurun waktu 30 hari setelah barang diterima. Barang dikemas dengan kardus dan plastik anti air agar aman. Kami akan memberikan potongan harga 5% untuk pembelian di atas 50 unit. 

3. Bagian Ketiga

Bagian ini dipakai untuk mengungkapkan rasa terima kasih dan harapan agar penawaran disetujui.

Contoh: Kami berharap penawaran ini dapat memenuhi kebutuhan perusahaan Anda. Terimakasih atas perhatian dan kerjasama yang baik.

Langkah Urut Membuat Surat Penawaran Barang ke Perusahaan

1. Tentukan Tujuan Surat

Pastikan kamu mengetahui tujuan surat, apakah dari calon pembeli, kerjasama sebelumnya, atau inisiatif perusahaan. Ketahui juga data alamat lengkap produsen dan perusahaan tempat tujuan suratnya.

2. Gunakan Bahasa Formal

Tulis dengan struktur bahasa formal yang singkat, padat dan jelas. Perlu dihindari promosi yang berlebihan agar terkesan profesional.

3. Cantumkan Informasi Produk yang Lengkap

Mulai dari jenis barang, jumlah, harga satuan, kualitas, hingga spesifikasi. Data ini juga bisa diberikan dalam bentuk lampiran agar mempermudah calon pembeli.

4. Jelaskan Syarat Penjualan

Tulis syarat pembayaran, pengiriman, hingga garansi secara rinci agar tidak salah paham.

5. Berikan Kontak 

Cantumkan data diri, nama, nomor telepon, email atau alamat lengkap perusahaan agar calon pembeli mudah menanggapi surat tersebut.

Contoh Surat Penawaran Barang ke Perusahaan

Contoh 1

PT Outdoor Mapan

Jl. Mawar Jakarta Selatan

Telp. 021-sekian- Email: [email protected]

Kepada Yth.

Pimpinan PT Sinar Petualang

Jl. Mawar, No. 1 Jakarta Selatan

Hal: Penawaran Barang Peralatan Camping

Jakarta, 10 November 2025

Dengan Hormat,

Menindaklanjuti informasi yang kami terima mengenai kebutuhan peralatan outdoor untuk kegiatan perusahaan Bapak/Ibu, bersama ini kami, PT Outdoor Mapan, bermaksud menawarkan produk perlengkapan camping dengan kualitas terbaik dan harga bersaing.

Adapun produk yang kami tawarkan meliputi: 

- Tenda Dome kapasitas 4 orang (bahan anti aris 3000mm dan PU Coating)

- Sleeping Bag (tahan suhu hingga - 5 derajat celcius).

- Matras Lipat 

- Kompor portable dan gas mini (bahan stainless)

- Lampu LED rechargeable

- Tas Carrier 60L anti air. 

Harga produk yang kami tawarkan mulai dari Rp 450.000 per unit dengan potongan harga 10% setiap pembelian di atas 50 unit. Setiap produk bergaransi selama 1 tahun dan telah diuji ketahan dan kualitasnya. 

Pembayaran dapat dilakukan melalui transfer dalam waktu 30 hari setelah barang diterima. Pengemasan dengan kardus tebal dan plastik anti air. Pengiriman bisa melakukan ekspedisi pihak kedua atau tim pengirim kami. 

Kami berharap penawaran ini dapat menjadi bahan pertimbangan bagi perusahaan Bapak/Ibu untuk kegiatan outing atau ekspedisi perusahaan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasama yang baik. Kami siap melakukan presentasi produk jika diperlukan.

Hormat Kami

(ttd) nama terang

Manager Penjualan.

Contoh 2

PT SEJAHTERA INDONESIA RAYA

Jalan Diponegoro 77 JAKARTA

Nomor : 26/PTSI/X/02

28 Oktober 2002

Lamp. : 1 lembar

Hal: Penawaran

Yth. Pimpinan PD Sembilan Jln. Sisingamangaraja 21

Cirebon

Dengan hormat,

Surat permintaan Saudara tanggal 10 Oktober 2002, Nomor 33/PDS/X/02, mengenai daftar harga televisi merk ISOKUIKI model terbaru, dengan ini kami kirimkan daftar harga, brosur, dan keterangan teknis perihal televisi tersebut.

Harga yang tercantum dalam daftar harga adalah prangko Jakarta yang dapat berubah setiap saat tanpa pemberitahuan lebih dahulu. Setiap pesanan harus dilakukan dengan pembayaran di muka minimal 50% dari jumlah yang dipesan dikirimkan melalui BNI setempat. Pengiriman barang akan dilakukan segera setelah uang muka kami terima. Barang akan dipakai dengan rapi dan kuat hingga selamat di tempat Saudara.

Sambil menunggu pesanan Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami, PT Sejahtera Indonesia Raya

Pradopo

Sales Manager

Tips Agar Surat Penawaran Diterima Perusahaan

1. Gunakan Desain Professional

Logo, kop surat, dan tata letak surat harus rapi, tujuannya agar mencerminkan kredibilitas perusahaan.

2. Tulis Singkat Padat

Hindari kalimat yang berbelit-belit, namun semaksimalnya dan tidak berlebihan agar membuat kata-kata yang membuat calon pembeli tertarik.

3. Ungkap Keunggulan Produk

Berikan spesifikasi, bahan, jaminan, hingga garansi produk dan penjelasan lengkap keunggulan barang tersebut. 

4. Keseriusan Kerjasama

Ungkap keseriusan kerjasama lewat penutup yang sopan agar memberikan kesan positif. 

QNA Seputar Surat Penawaran

Apa yang dimaksud dengan surat penawaran?

Surat penawaran adalah surat formal yang menawarkan produk, jasa, atau peluang kerja dari satu pihak ke pihak lain.

Apa saja contoh dari surat bisnis?

Contoh dari surat bisnis, adalah surat perkenalan, surat penawaran, surat pesanan, surat balasan pesanan, surat konfirmasi pesanan dan surat pengiriman barang, surat tagihan.

Apa contoh surat penawaran?

Templat surat penawaran pekerjaan standar

Dengan senang hati kami menawarkan Anda posisi [Jabatan] di [Nama Perusahaan].

Yth. [Nama Kandidat], Dengan senang hati kami menawarkan posisi [purnawaktu, paruh waktu, dll.] di [jabatan] di [nama perusahaan] dengan tanggal mulai [tanggal mulai], dengan syarat [pemeriksaan latar belakang, pemeriksaan referensi, dll.]. Anda akan melapor langsung kepada [nama manajer/penyelia] di [lokasi tempat kerja].

Kenapa harus ada surat penawaran?

Nah, kenapa sih surat penawaran ini penting? Karena ini bisa jadi langkah awal yang bagus untuk memperkenalkan bisnismu ke calon pelanggan.