Contoh Surat Peringatan 1 untuk Berbagai Pelanggaran Kerja

Liputan6.com, Jakarta Dalam dunia kerja yang profesional, surat peringatan atau yang juga dikenal dengan SP 1 adalah teguran formal pertama yang diberikan perusahaan kepada karyawan karena melanggar aturan kerja. Memahami formatnya melalui contoh surat peringatan 1 menjadi hal yang penting bagi mereka yang berada di divisi HR maupun manajer.

Sebagai bentuk tindakan disipliner, contoh surat peringatan 1 yang bisa menjadi referensi haruslah yang dibuat dengan format yang jelas dan profesional. Tidak hanya berfungsi sebagai teguran, tapi juga sebagai dokumen resmi yang dapat menjadi dasar untuk tindakan lebih lanjut jika pelanggaran terus menerus terulang kembali.

Mulai dari keterlambatan, penyalahgunaan fasilitas hingga ketidakhadiran, berikut ini telah Liputan6 rangkum contoh-contoh surat peringatan 1, pada Kamis (23/10)

Contoh Surat Peringatan 1 untuk Keterlambatan

Terlambat masuk kerja atau menyelesaikan tugas adalah salah satu bentuk pelanggaran yang paling umum terjadi. Pelanggaran ini dapat mengganggu jalannya produktivitas tim dan operasional perusahaan secara keseluruhan. Surat peringatan untuk kasus ini, harus menyertakan data spesifik mengenai frekuensi dan tanggal terjadinya pelanggaran.

Penting juga untuk merujuk pada peraturan perusahaan yang berlaku dan memberikan batas waktu perbaikan yang jelas untuk perbaikan. Surat juga harus menyampaikan konsekuensi jika tidak ada perbaikan yang dilakukan pelanggar. Berikut contoh surat peringatan kerja:

PT INDONESIA SEJAHTERA

Jl. Kemerdekaan No. 88, Jakarta

Telp: (021) 234-5678

Email: [email protected]

SURAT PERINGATAN PERTAMA

No. 089/SP1/HRD/XII/2024

Kepada Yth:

Nama: [Nama Karyawan]

Posisi: [Jabatan Karyawan]

Divisi: [Nama Divisi]

Dengan hormat,

Berdasarkan pencatatan kehadiran dan monitoring yang dilakukan oleh bagian HRD, kami mendapati bahwa Saudara/i telah melakukan keterlambatan hadir ke tempat kerja pada tanggal-tanggal berikut:

• 5 Desember 2024 (terlambat 25 menit)
• 8 Desember 2024 (terlambat 15 menit)
• 12 Desember 2024 (terlambat 30 menit)

Keterlambatan tersebut telah melanggar Pasal 12 Peraturan Perusahaan tentang Kedisiplinan Waktu Kerja, yang mewajibkan seluruh karyawan hadir tepat waktu sesuai jam operasional yang telah ditetapkan.

Melalui Surat Peringatan Pertama ini, kami mengingatkan agar Saudara/i dapat meningkatkan kedisiplinan dalam kehadiran dan mematuhi jam kerja yang berlaku. Kami memberikan waktu 30 (tiga puluh) hari kalender untuk menunjukkan perbaikan yang nyata.

Jika dalam periode tersebut masih terjadi keterlambatan atau tidak menunjukkan perubahan positif, perusahaan akan mengeluarkan Surat Peringatan Kedua sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Demikian surat peringatan ini disampaikan untuk dapat menjadi perhatian dan perbaikan kedepannya.

Jakarta, 15 Desember 2024

Hormat kami,

[Nama Manager]

Manager HRD

PT Indonesia Sejahtera

Contoh Surat Peringatan 1 untuk Ketidakhadiran Tanpa Izin

Tidak hadir tanpa izin tergolong sebagai salah satu pelanggaran serius yang dapat mengganggu koordinasi tim, sehingga surat peringatan 1 dalam kasus ini haruslah menekankan pada pentingnya komunikasi dan proses pemberitahuan yang berlaku di perusahaan.

Penekanan pada aspek komunikasi dan tanggung jawab profesional adalah kunci untuk menyusun surat ini, surat harus menjelaskan juga dampak ketidakhadiran terhadap tim dan performa kerja. Berikut contoh surat peringatan 1 yang bisa dijadikan referensi:

CV MANDIRI SUKSES

Jl. Industri Raya No. 45, Surabaya

Telp: (031) 567-8901

Email: [email protected]

SURAT PERINGATAN TAHAP PERTAMA

No. 156/SP1/OPS/XII/2024

Kepada:

Nama: [Nama Karyawan]

Bagian: [Departemen]

Alamat: [Alamat Karyawan]

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami sampaikan bahwa berdasarkan catatan absensi, Saudara/i tidak hadir bekerja tanpa memberikan pemberitahuan pada tanggal 10 dan 14 Desember 2024. Ketidakhadiran tanpa koordinasi tersebut telah menyebabkan gangguan pada jadwal kerja tim dan menghambat penyelesaian beberapa tugas penting.

Tindakan ini bertentangan dengan Standar Operating Procedure (SOP) perusahaan yang mengharuskan setiap karyawan memberitahukan ketidakhadiran minimal 2 jam sebelum jam kerja dimulai kepada atasan langsung atau bagian operasional.

Dengan Surat Peringatan Pertama ini, kami mengingatkan pentingnya mengikuti prosedur pemberitahuan ketidakhadiran yang telah ditetapkan perusahaan. Komunikasi yang baik sangat diperlukan untuk menjaga kelancaran operasional dan kerjasama tim.

Kami berharap Saudara/i dapat lebih memperhatikan tanggung jawab profesional dan mengikuti prosedur yang berlaku. Periode evaluasi diberikan selama 30 hari untuk menunjukkan komitmen perbaikan.

Apabila pelanggaran serupa terjadi kembali, perusahaan akan memberikan tindakan disipliner lanjutan sesuai peraturan yang berlaku.

Surabaya, 18 Desember 2024

Hormat kami,

[Nama Supervisor]

Supervisor Operasional

CV Mandiri Sukses

Contoh Surat Peringatan 1 untuk Mengabaikan Tugas

Mengabaikan dan tidak melaksanakan tugas yang diberikan bisa berdampak sangat signifikan terhadap produktivitas perusahaan. Surat peringatan untuk kasus seperti ini harus menjelaskan secara spesifik tugas apa saja yang diabaikan dan dampaknya pada kinerja tim dan departemen.

Isi surat juga harus menekankan pada pentingnya tanggung jawab dan komitmen yang profesional terhadap penyelesaian tugas yang diberikan. Berikut ini contohnya:

PT MITRA TEKNOLOGI NUSANTARA

Jl. Teknologi No. 77, Bandung

Telp: (022) 345-6789

Email: [email protected]

SURAT TEGURAN PERTAMA

No. 201/ST1/HRD/XII/2024

Kepada Yth:

[Nama Karyawan]

Staff [Divisi]

PT Mitra Teknologi Nusantara

Dengan hormat,

Berdasarkan laporan dari atasan langsung dan hasil monitoring kinerja, kami mendapati bahwa beberapa tugas yang telah diberikan kepada Saudara/i tidak diselesaikan sesuai dengan timeline yang telah ditetapkan, yaitu:

• Pembuatan laporan bulanan yang seharusnya diserahkan tanggal 5 Desember 2024
• Review dokumen klien yang ditugaskan pada tanggal 7 Desember 2024
• Koordinasi dengan tim eksternal untuk project implementasi

Pengabaian terhadap tugas-tugas tersebut telah berdampak pada keterlambatan deliverables kepada klien dan mengganggu workflow tim secara keseluruhan.

Melalui Surat Teguran Pertama ini, kami mengingatkan pentingnya menjalankan tanggung jawab kerja dengan baik dan menyelesaikan tugas sesuai dengan standar kualitas dan waktu yang telah ditetapkan.

Kami memberikan kesempatan selama 30 hari untuk menunjukkan perbaikan kinerja dan komitmen yang lebih baik dalam menyelesaikan tugas-tugas yang diamanatkan.

Jika tidak ada perubahan positif dalam periode tersebut, perusahaan akan mengeluarkan tindakan disipliner lebih lanjut sesuai kebijakan yang berlaku.

Bandung, 20 Desember 2024

Hormat kami,

[Nama HRD Manager]

HRD Manager

PT Mitra Teknologi Nusantara

Contoh Surat Peringatan 1 untuk Penyalahgunaan Fasilitas

Pelanggaran berupa penyalahgunaan fasilitas jelas adalah bentuk pelanggaran yang dapat merugikan perusahaan secara finansial dan operasional. Sehingga untuk kasus ini, surat harus menjelaskan secara detail fasilitas yang disalahgunakan dan merujuk pada kebijakan penggunaan fasilitas yang berlaku.

Surat juga harus menekankan pentingnya penggunaan aset sesuai dengan peruntukannya, berikut ini contoh surat peringatan 1 nya:

PT KREATIF INOVASI INDONESIA

Jl. Inovasi Raya No. 99, Yogyakarta

Telp: (0274) 456-7890

Email: [email protected]

SURAT PERINGATAN LEVEL 1

No. 078/SPL1/ADM/XII/2024

Kepada:

Nama: [Nama Karyawan]

Departemen: [Nama Departemen]

Employee ID: [Nomor ID]

Dengan hormat,

Berdasarkan hasil monitoring sistem IT dan laporan dari bagian administrasi, kami mendapati bahwa Saudara/i telah menggunakan komputer kantor dan koneksi internet perusahaan untuk aktivitas pribadi selama jam kerja pada beberapa kesempatan:

• Mengakses media sosial selama jam produktif (5-8 Desember 2024)
• Melakukan transaksi online pribadi menggunakan komputer kantor
• Streaming video hiburan yang tidak berkaitan dengan pekerjaan

Penggunaan fasilitas tersebut melanggar Kebijakan IT dan Penggunaan Aset Perusahaan yang tercantum dalam Employee Handbook, khususnya pada Bab V tentang Etika Penggunaan Teknologi.

Melalui Surat Peringatan Level 1 ini, kami ingatkan agar fasilitas perusahaan digunakan sesuai dengan peruntukannya untuk mendukung aktivitas kerja dan produktivitas.

Kami berharap Saudara/i dapat lebih bijaksana dalam menggunakan fasilitas yang telah dipercayakan dan fokus pada penyelesaian tugas-tugas profesional.

Periode monitoring khusus akan dilakukan selama 30 hari ke depan untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan yang berlaku.

Yogyakarta, 22 Desember 2024

Hormat kami,

[Nama Admin Manager]

Administration Manager

PT Kreatif Inovasi Indonesia

Tanya Jawab Contoh Surat Peringatan 1

Q: Apa bedanya SP 1 dengan SP 2 dan SP 3?

A: SP 1 adalah teguran awal untuk memberi kesempatan perbaikan. Jika pelanggaran berulang atau tidak ada perbaikan, barulah berlanjut ke SP 2 (teguran lanjutan) dan SP 3 (peringatan terakhir yang bisa berujung pada pemutusan hubungan kerja sesuai kebijakan).

Q: Apakah saya bisa mengajukan keberatan atas SP 1?

A: Bisa. Ajukan tanggapan tertulis atau minta pertemuan klarifikasi dengan HR/atasan. Sertakan bukti pendukung dan sampaikan secara profesional.

Q: Berapa lama masa berlaku SP 1?

A: Tergantung kebijakan perusahaan. Umumnya 6–12 bulan, atau sesuai periode evaluasi yang ditetapkan. Jika tidak ada pelanggaran selama masa itu, SP dapat dianggap kedaluwarsa atau diturunkan statusnya.