Panduan Lengkap Membuat Tanda Tangan Online Word dengan Mudah

Liputan6.com, Jakarta Di era digital seperti sekarang, hampir semua aktivitas administratif sudah beralih ke dokumen elektronik. Kontrak kerja, perjanjian bisnis, hingga formulir resmi kini lebih sering dikirim dan diproses dalam bentuk file digital. Dengan perkembangan ini, kebutuhan akan tanda tangan juga ikut berubah. Tidak lagi sebatas coretan pena di atas kertas, melainkan tanda tangan digital yang bisa langsung ditempatkan di dalam dokumen.

Microsoft Word, sebagai salah satu aplikasi pengolah kata paling populer, menyediakan fitur praktis untuk membuat dan menambahkan tanda tangan digital. Fitur ini memungkinkan pengguna menandatangani dokumen secara online tanpa harus mencetak dan memindainya kembali. Hasilnya tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga meningkatkan efisiensi pekerjaan sehari-hari.

Liputan6.com akan mengulas lebih jauh tentang apa itu tanda tangan online Word, bagaimana cara mengaplikasikannya, serta memberikan panduan praktis berdasarkan rujukan resmi dari laman Microsoft. Dengan memahami langkah-langkahnya, Anda bisa dengan mudah menambahkan tanda tangan pada dokumen digital kapan pun dibutuhkan, Rabu (10/9/2025).

Tanda tangan online Word merujuk pada proses menambahkan tanda tangan digital ke dalam dokumen Microsoft Word. Berbeda dengan tanda tangan manual yang memerlukan kertas dan pena, tanda tangan digital hadir sebagai bentuk autentikasi elektronik yang terenkripsi. Menurut laman resmi Microsoft Support, tanda tangan digital berfungsi sebagai stempel autentikasi pada dokumen elektronik. Tanda tangan ini memastikan bahwa informasi di dalam dokumen benar berasal dari penanda tangan dan tidak diubah setelahnya.

Tanda tangan digital di Word biasanya membutuhkan sertifikat digital. Sertifikat ini berfungsi membuktikan identitas penanda tangan, mirip dengan SIM atau KTP dalam dunia nyata. Sertifikat digital diterbitkan oleh otoritas sertifikasi (Certificate Authority/CA) resmi seperti GlobalSign, Digicert, atau IdenTrust. Dengan sertifikat tersebut, dokumen yang ditandatangani secara digital akan memiliki nilai keaslian, integritas, serta non-repudiasi—artinya penanda tangan tidak bisa menyangkal keterlibatannya.

Selain itu, Word juga menyediakan fitur Signature Line yang memungkinkan pengguna menambahkan kotak tanda tangan seperti halnya dokumen cetak. Fitur ini mempermudah pihak lain untuk menandatangani dokumen secara langsung di Word, baik dengan mengetik nama, menambahkan gambar tanda tangan, maupun menulis menggunakan perangkat layar sentuh.

Ada beberapa cara yang bisa digunakan untuk membuat tanda tangan online Word. Berikut langkah-langkah yang dirujuk dari laman resmi Microsoft, disertai opsi tambahan yang bisa dipilih pengguna.

1. Membuat Tanda Tangan dengan Fitur Shapes

Metode pertama adalah dengan menggambar tanda tangan secara langsung menggunakan fitur Shapes.

• Buka dokumen Word yang ingin ditandatangani.
• Klik tab Insert, lalu pilih menu Shapes.
• Pilih opsi garis bebas (Freeform) atau Scribble.
• Gunakan pointer untuk menggambar tanda tangan sesuai keinginan.
• Atur ukuran dan posisinya agar sesuai dengan ruang tanda tangan.

Metode ini sederhana, cocok untuk pengguna yang ingin menambahkan tanda tangan cepat tanpa perlu sertifikat digital.

2. Menggunakan Signature Line

Jika ingin menambahkan tanda tangan yang tervalidasi dengan sertifikat digital, gunakan fitur Signature Line.

• Buka dokumen di Word.
• Klik tab Insert, lalu pilih Text Group > Signature Line.
• Masukkan data penanda tangan (nama lengkap, jabatan, alamat email, serta instruksi tambahan).
• Centang opsi untuk menampilkan tanggal atau mengizinkan komentar.
• Klik OK, maka baris tanda tangan akan muncul.
• Klik kanan pada baris tanda tangan tersebut, lalu pilih Sign.
• Tambahkan tanda tangan dengan mengetik nama, menggambar dengan pen, atau mengunggah gambar tanda tangan.
• Setelah selesai, klik Sign dan dokumen akan secara otomatis disertai tanda tangan digital.

3. Menggunakan Gambar Tanda Tangan

Cara lain adalah dengan menyisipkan gambar tanda tangan yang sudah dibuat sebelumnya.

• Siapkan gambar tanda tangan dengan latar belakang putih (misalnya hasil scan atau foto).
• Buka dokumen di Word, lalu klik tab Insert > Pictures > This Device.
• Pilih file gambar tanda tangan, lalu klik Insert.
• Atur posisi dan ukuran gambar sesuai kebutuhan.

Metode ini tidak memerlukan sertifikat digital, tetapi cukup efektif untuk kebutuhan sederhana.

Menghapus Tanda Tangan Digital di Word

Jika terjadi kesalahan atau ingin mengganti tanda tangan, pengguna juga bisa menghapusnya. Caranya:

• Klik kanan pada baris tanda tangan di dokumen.
• Pilih opsi Remove Signature atau Hapus Tanda Tangan.
• Klik Yes untuk konfirmasi.

Selain itu, tanda tangan juga bisa dihapus melalui Signature Panel yang menampilkan daftar tanda tangan dalam dokumen.

Menggunakan tanda tangan online di Word membawa banyak keuntungan:

1. Efisiensi waktu – Tidak perlu mencetak, menandatangani, lalu memindai ulang dokumen.
2. Keamanan dokumen – Tanda tangan digital terenkripsi sehingga mencegah perubahan isi dokumen tanpa izin.
3. Legalitas – Dengan sertifikat digital resmi, tanda tangan online dapat diakui secara hukum di banyak negara.
4. Praktis – Bisa dilakukan kapan saja, bahkan di perangkat portabel seperti laptop atau tablet.
5. Ramah lingkungan – Mengurangi penggunaan kertas dan tinta.

1. Apakah tanda tangan online Word sah secara hukum?

Ya, selama menggunakan sertifikat digital dari otoritas sertifikasi resmi, tanda tangan online di Word diakui sah secara hukum di banyak negara.

2. Apakah saya bisa menambahkan tanda tangan tanpa sertifikat digital?

Bisa. Anda bisa menggunakan gambar tanda tangan atau fitur Shapes. Namun, tanda tangan ini tidak memiliki kekuatan autentikasi setara dengan tanda tangan digital bersertifikat.

3. Apakah dokumen Word yang sudah ditandatangani bisa diedit lagi?

Tidak. Setelah ditandatangani secara digital, dokumen otomatis menjadi mode baca-saja untuk menjaga integritas.

4. Bagaimana jika sertifikat digital saya kedaluwarsa?

Anda perlu memperbarui atau membuat sertifikat baru dari otoritas sertifikasi untuk tetap bisa menggunakan tanda tangan digital di Word.

5. Apakah tanda tangan online di Word bisa dibuat di perangkat mobile?

Ya. Beberapa perangkat mobile dengan Word versi terbaru mendukung fitur tanda tangan, terutama jika perangkat dilengkapi layar sentuh dan pena digital.